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Bestimmte Arten von Maßnahmen müsst ihr im Vornherein beantragen, sonst können wir euch keinen Zuschuss gewähren. Diese sind:

Ferienfreizeiten: 8 Wochen vorher. Den Antrag stellt ihr online und zwar hier. Bei Kurzfreizeiten ist kein Antrag erforderlich! - Wird gern verwechselt :-)

Projekte/ Aktionen/ Offene Veranstaltungen: für ein ganzes Jahr oder für das erste Halbjahr bis zum 30.11. des Vorjahres; für das zweite Halbjahr bis zum 31.05. des jeweiligen Jahres. Ihr stellt bei uns einen formlosen Antrag, in dem ihr wenigstens folgende Angaben macht:

• Name, Anschrift und Kontaktperson des Trägers sowie des/ der LeiterIn
• Titel der Maßnahme/ des Projekts
• Definition des Zieles und der Zielgruppe
• Projektskizze mit Angaben zu Ort(en), Zeitraum etc.
• Kosten- und Finanzierungsplan (den bekommst du hier)

Beratung, Begleitung, Coaching: Dazu stellt ihr einen frist- und formlosen Antrag an die Diözesanstelle, wobei ihr Träger und Ansprechperson mit Kontaktdaten sowie die Zahl der Teilnehmenden, die voraussichtliche Dauer und die Kosten der Maßnahme angebt.

Für alle anderen Arten von Maßnahmen musst du keinen Antrag stellen.

Die Abrechnung einer Maßnahme ist ein „Verwendungsnachweis“, also der Nachweis darüber, was mit dem Geld konkret geschieht.

Zum Verwendungsnachweis gehören mindestens:

• das ausgefüllte und unterschriebene Deckblatt, Formular FB1,
• die Teilnahmeliste, sofern die Maßnahme nicht pauschal gefördert wird, Formular FB2,
• ein Sachbericht, Formular FB3a, b, oder c (je nach Maßnahmeart)
• Originalbelege mit Zahlungsvermerk und
• Kopie aller Bewilligungsbescheide über weitere (kommunale) Zuschüsse.

Das Formular FB1 MUSST du verwenden, alle anderen Formulare sind freiwillig, du kannst statt dessen auch eigene Formulare machen oder die Angaben anders dokumentieren, siehe nächsten Abschnitt.

Deckblatt

Für das Deckblatt dürft ihr ausschließlich unser Formular verwenden, andernfalls ist es ungültig. Die Person, die das Deckblatt unterschreibt, erklärt rechtsverbindlich, dass alle Angaben auf dem Blatt sowie in den weiteren Unterlagen der Wahrheit entsprechen.

Sachbericht

Hierfür könnt ihr das genannte Formular verwenden, ihr könnt aber auch einen Sachbericht in eigener Gliederung verfassen, wenn ihr die erforderlichen Angaben (Ziele, Themen, Methoden) klar und deutlich ersichtlich macht. Für Maßnahmen der Qualifizierung und der Bildungsarbeit müsst ihr außerdem angeben, wie viele Programmstunden stattgefunden haben (eine genaue Programmaufstellung nach Uhrzeiten ist nicht notwendig). In jedem Falle muss der Sachbericht vom / von der verantwortlichen LeiterIn unterschrieben sein.

Bei Beratungsmaßnahmen nach Punkt B.I.2 der Regelungen entfällt der Sachbericht.

Teilnahmeliste

Hierfür könnt ihr das genannte Formular verwenden, könnt aber auch eine andere Form der Teilnahmeliste wählen, wenn sie mindestens Vor- und Nachname, vollständige Adresse, Alter, Geschlecht und Funktion (z.B. LeiterIn etc.) sowie evtl. Abwesenheitszeiten enthält. In jedem Falle muss die Liste vom / von der verantwortlichen LeiterIn unterschrieben sein. Weitere wichtige Voraussetzungen findet ihr in den Regelungen.

Hier geht es zu den Formularen.

Stattdessen reichst du bis spätestens 8 Wochen nach Ende der Maßnahme (bei Maßnahmen am Jahresende spätestens bis zum 14. Februar des Folgejahres!) den Verwendungsnachweis bei uns ein.

Oft liegen auch 8 Wochen nach Ende der Maßnahme noch nicht alle Rechnungen vor, auch die kommunalen Bewilligungsbescheide lassen auf sich warten. Trotzdem musst du innerhalb der Frist wenigstens das ausgefüllte Deckblatt und den Sachbericht einreichen, sonst kann die Maßnahme keinen Zuschuss erhalten. Solltest du durch Krankheit oder aus deren Gründen auch das nicht schaffen, musst du dich (oder jemand für dich) unbedingt innerhalb der 8 Wochen die BDKJ-Diözesanstelle darüber informieren.

Wenn ihr schon vor oder während der Maßnahme Geld benötigt, könnt ihr bei uns einen Vorschuss auf die Förderung beantragen. Diesen verrechnen wir anschließend mit dem Zuschuss. Während der Auszahlung kann es sein, dass wir noch Fragen an euch haben oder euch um weitere Unterlagen bitten. Eure rasche Antwort erleichtert und beschleunigt das Verfahren.

Sind alle Unterlagen einer Maßnahme komplett und in Ordnung, zahlen wir euren Zuschuss aus – und zwar ausschließlich auf das Konto eures Verbandes bzw. in Ausnahmefällen auf ein Treuhandkonto. Zugleich erhaltet ihr eine Förderzusage von uns. Dies ist ein quasi amtlicher Bewilligungsbescheid, denn ihr bei den Buchhaltungs-/ Kassenunterlagen aufbewahren müsst.